Cittadini, professionisti o imprese che devono indirizzare istanze al Sindaco o ad altri organi e Uffici del Comune di Sovizzo

Il servizio di protocollo è deputato a ricevere tutte le istanze dei cittadini indirizzate al Sindaco o ad altri organi e uffici del Comune, sia che giungano tramite posta ordinaria, email, PEC o consegna a mano.

Il cittadino può consegnare direttamente all’Ufficio Relazioni con il Pubblico qualsiasi comunicazione nelle materie di competenza del Comune, indirizzandola al Sindaco e/o all'Amministrazione comunale e/o ad uno specifico Settore dell'Ente.

La posta cartacea deve essere consegnata aperta all'addetto che provvede alla immediata registrazione a protocollo; è in ogni caso garantito all'utente il rispetto delle prescrizioni stabilite dalla normativa sulla privacy in relazione alla tutela dei dati personali. E' possibile la consegna della comunicazione in busta chiusa con la dicitura "personale", "riservata" o "s.p.m."; in questo caso la comunicazione viene consegnata alla persona/ufficio destinatario che, dopo averne preso visione, decide se dar seguito alla registrazione a protocollo.

Per procedimenti specifici (ad es. concorsi, gare d'appalto, ecc…) le modalità di recapito e ricezione dei documenti sono stabilite nei rispettivi bandi.

Il cittadino può inviare la comunicazione anche attraverso posta elettronica ordinaria all'indirizzo protocollo@comune.sovizzo.vi.it, salvo differenti indicazioni fornite dall’Ufficio competente, nella modulistica fornita dal Comune o nei bandi di concorso e gara.

Per favorire il corretto e tempestivo smistamento da parte dell’Ufficio Protocollo, si consiglia di seguire le seguenti modalità di invio:

·         nell’oggetto della comunicazione devono essere riportati il tipo di richiesta o documento trasmesso (Es. “Domanda di accesso agli atti”, “Richiesta certificato anagrafico”, “Comunicazione dati conducente verbale n. ________ del _/_/_”)

·         nel corpo dell’email si devono indicare il Settore e/o L’Ufficio a cui è indirizzata, una breve descrizione dell’istanza o del documento trasmesso (Es. “Trasmissione domanda di accesso agli atti”, “Trasmissione della richiesta uso palestre in orario extra scolastico, Palestra Scuola ______”) e i dati identificativi del mittente

·         la domanda non va presentata nel testo email, ma tramite documento allegato

·         si chiedono per i documenti allegati i seguenti formati: .pdf, .pdf/A, .odt, .txt, .jpg. .gif, .tiff, .xml, .p7m;

·         si consiglia di inviare scansioni dei documenti in formato .pdf

·         allegare alla comunicazione una copia della propria carta di identità.

In mancanza di parte di questa documentazione, la richiesta non verrà protocollata.

Il cittadino può inviare la comunicazione attraverso Posta Elettronica Certificata all'indirizzo sovizzo.vi@cert.ip-veneto.net.

Si ricorda che verranno protocollati solamente istanze per cui viene richiesta la protocollazione. Lettere o mail con comunicazioni di natura differente (richieste informazioni, richieste di appuntamento, ecc.) verranno inoltrate all’Ufficio competente senza protocollazione.

La domanda presentata viene inoltrata dall’Ufficio Protocollo all’Ufficio competente.

Il servizio di protocollo non prevede oneri per l’utente.

Per ogni eventuale informazione aggiuntiva, rivolgersi all'ufficio di riferimento.

Per conoscere i dettagli di scadenze, requisiti e altre informazioni importanti, leggi i termini e le condizioni di servizio.