La legalizzazione può essere fatta solo quando è richiesta da pubbliche amministrazioni e nei casi previsti dalla legge (Circolare MIACEL n.3/1995):
- per rilascio patente di guida;
- per rilascio passaporto;
- per l'autorizzazione al porto d'armi;
- per l'autorizzazione alla licenza di pesca e di caccia.
La stessa circolare specifica alcuni usi che non giustificano la richiesta di fotografie autenticate dal sindaco: iscrizioni presso le scuole e le università (pubbliche e private), gite scolastiche (deve essere il capo d’Istituto a rilasciare il documento con foto), banche, palestre, circoli e associazioni sportive.